문제란 '바람직한 상태'와 '현재 상태' 간 '차이'입니다. 이 '차이'를 기술하는 것이 '문제정의문' 입니다. 그렇다면, 어떤 방법을 써야 이 차이를 기술할 수 있을까요.
문제해결을 잘 하고 싶은 분들이 가장 궁금해 하는 부분이 바로 이 부분입니다. 저 역시 이 '차이'를 테크니컬하게 기술하기 위해서 다양한 시도를 하고 있습니다.
그 방법 중 첫번째가 연역법을 적용한 문제정의문 작성이고, 두번째는 S-Is-Q-A 기법을 활용하는 방식이었습니다. 한데 최근 GPT4.0이 등장했고, 그 기세가 놀랍고 활용법을 익히면서 문제정의문 기술도 GPT4.0을 활용하는 방법을 탐구하고 있습니다.
다음 내용은 그 연구기록 중 일부를 자료화 하고자 남기는 기록입니다.
'차이 gap'를 규명하는 방법은?
격차( 기술 등 수준이 서로 벌어져 있는 정도 )를 식별하는 것은 어떤 것의 현재 상태 또는 성능을 원하는 또는 예상되는 상태 또는 성능과 비교하고 두 가지가 다른 영역을 식별하는 프로세스를 포함합니다. 간격을 식별하는 데 사용할 수 있는 몇 가지 단계는 다음과 같습니다.
원하는 상태 정의 Define the desired state: 첫 번째 단계는 달성하려는 원하는 상태 또는 성능을 정의하는 것입니다. 도달하려는 특정 목표, 타깃 또는 벤치마크일 수 있습니다.
현재 상태 평가 Assess the current state: 다음 단계는 평가 중인 항목의 현재 상태 또는 성능을 평가하는 것입니다. 여기에는 현재 상태에 대한 데이터나 정보를 수집하거나 성능 메트릭을 사용하여 현재 성능을 측정하는 것이 포함될 수 있습니다.
둘 비교 Compare the two: 원하는 상태를 정의하고 현재 상태를 평가했으면 다음 단계는 둘을 비교하는 것입니다. 여기에는 두 가지가 다른 영역, 특히 현재 상태가 원하는 상태에 미치지 못하는 영역을 식별하는 것이 포함됩니다. #영역식별
격차 분석 Analyze the gaps: 격차를 식별한 후 다음 단계는 격차를 더 자세히 분석하는 것입니다. 여기에는 격차의 근본 원인, 격차의 잠재적 결과, 격차를 좁힐 수 있는 잠재적 솔루션을 식별하는 것이 포함될 수 있습니다.
실행 계획 개발 Develop an action plan: 마지막 단계는 격차 해소를 위한 실행 계획을 개발하는 것입니다. 여기에는 성과 향상을 위한 특정 목표 또는 목표 설정, 이러한 목표 달성을 위한 특정 조치 또는 전략 식별, 이러한 조치 구현을 위한 책임 및 일정 할당이 포함될 수 있습니다.
전반적으로 격차를 식별하려면 현재 상태를 원하는 상태와 비교하고 격차를 분석하고 격차를 좁히기 위한 계획을 개발하는 체계적이고 구조화된 접근 방식이 필요합니다. 이러한 단계를 따르면 성과가 부족한 영역을 식별 및 해결하고 전반적인 성과를 개선하기 위한 조치를 취할 수 있습니다.
실습 사례 예시
회사에서 고객 서비스 경험을 개선하려고 한다고 가정해 보겠습니다. 원하는 상태는 고객의 기대를 뛰어넘는 탁월한 고객 서비스를 제공하는 것이며, 현재 상태는 고객이 전화로 긴 대기 시간, 도움이 되지 않는 고객 서비스 담당자, 고객 문의에 대한 응답 시간 지연에 대해 불평하고 있습니다.
- 바람직한 상태: 고객의 기대를 뛰어넘는 탁월한 고객 서비스를 제공하는 것
- 현재 상태: 고객이 전화로 긴 대기 시간, 도움이 되지 않는 고객 서비스 담당자, 고객 문의에 대한 응답 시간 지연에 대한 불평
원하는 상태 정의 Define the desired state: 원하는 상태는 고객의 기대를 뛰어넘는 탁월한 고객 서비스를 제공하는 것입니다.
현재 상태 평가 Assess the current state: 현재 상태는 고객이 전화로 긴 대기 시간, 도움이 되지 않는 고객 서비스 담당자, 고객 문의에 대한 응답 시간 지연에 대해 불평하고 있다는 것입니다.
둘 비교 Compare the two: 원하는 상태와 현재 상태를 비교할 때 둘 사이에 상당한 차이가 있음이 분명합니다. 회사의 현재 고객 서비스 경험은 고객의 기대에 못 미치고 있으며 이로 인해 부정적인 피드백과 불만이 발생하고 있습니다.
격차 분석 Analyze the gaps: 원하는 상태와 현재 상태 사이의 간극을 좁히기 위해서는 문제의 근본 원인을 식별해야 합니다. 여기에는 고객 서비스 경험의 특정 문제를 식별하기 위해 설문 조사를 수행하고 고객 피드백을 분석하는 것이 포함될 수 있습니다. 회사의 고객 서비스 프로세스, 시스템 및 교육을 분석하여 개선할 영역을 식별하는 것도 중요합니다.
실행 계획 개발 Develop an action plan: Gap 분석을 바탕으로 Gap을 좁히고 원하는 상태를 달성하기 위한 실행 계획을 개발해야 합니다. 여기에는 고객 서비스 전화 시스템 간소화 및 고객 서비스 담당자 교육 개선과 같은 프로세스 개선 구현이 포함될 수 있습니다. 또한 셀프 서비스 포털을 구현하거나 이메일 응답 시간을 개선하는 등 고객과의 커뮤니케이션 채널을 개선하는 것도 포함될 수 있습니다. 마지막으로 이러한 조치를 구현하기 위한 책임과 일정을 지정하고 시간 경과에 따른 진행 상황을 모니터링하는 것이 중요합니다.
이러한 단계를 따르면 회사는 원하는 상태와 현재 상태 사이의 격차를 성공적으로 좁힐 수 있으며 고객의 기대를 뛰어넘는 탁월한 고객 서비스를 제공한다는 목표를 달성할 수 있습니다.
예제 적용 연습
- 바람직한 상태: 사회 공헌 이미지를 얻는 것
- 현재 상태: 부정적 이미지가 많다
사회공헌 이미지를 얻고자 하는 바람직한 상태와 부정적인 이미지가 많은 현재 상태 사이의 간극을 연역적 방법으로 분석할 수 있다. 격차를 분석하는 단계는 다음과 같습니다.
원하는 상태 정의 Define the desired state: 원하는 상태는 사회공헌 이미지를 얻기 위한 것입니다. 이것은 회사가 사람들의 삶과 지역 사회 전체의 개선에 기여하는 긍정적인 힘으로 보여지기를 원한다는 것을 의미합니다. 여기에는 자선 활동에 참여하고 사회적 원인을 지원하며 사회에 긍정적인 영향을 미치는 것이 포함됩니다.
현재 상태 평가 Assess the current state: 현재 상태는 부정적인 이미지가 많습니다. 이는 회사의 평판이 좋지 않고 사회에 부정적인 영향을 미치는 것으로 인식됨을 의미합니다. 이는 비윤리적 관행에 가담하거나 환경에 해를 끼치거나 이해 관계자의 요구 사항을 충족하지 못하는 등 다양한 요인 때문일 수 있습니다.
둘 비교 Compare the two: 원하는 상태와 현재 상태를 비교할 때 둘 사이에 상당한 차이가 있음이 분명합니다. 회사의 부정적인 이미지는 사회공헌 이미지를 확보하는 데 걸림돌이 되고 있습니다. 이러한 격차는 현재 회사가 사회공헌 이미지를 얻기 위해 필요한 활동을 하지 않고 오히려 해롭거나 비윤리적이라고 여겨지는 일을 하고 있기 때문입니다.
격차 분석 Analyze the gaps: 원하는 상태와 현재 상태 사이의 간극을 좁히기 위해서는 부정적인 이미지의 근본 원인을 식별해야 합니다. 여기에는 근본 원인 분석을 수행하여 부정적인 이미지에 기여하는 특정 요인을 식별하고 이를 해결하기 위한 계획을 개발하는 것이 포함될 수 있습니다. 사회공헌 이미지를 얻기 위해 필요한 활동의 종류를 파악하고 이를 실행하기 위한 계획을 세우는 것도 중요하다.
실행 계획 개발 Develop an action plan: Gap 분석을 바탕으로 Gap을 좁히고 원하는 상태를 달성하기 위한 실행 계획을 개발해야 합니다. 여기에는 지속 가능성 이니셔티브 구현, 사회적 원인 지원, 윤리적 관행 참여와 같이 취해야 할 특정 조치를 식별하는 것이 포함될 수 있습니다. 이러한 조치를 구현하기 위한 책임과 일정을 지정하고 시간 경과에 따른 진행 상황을 모니터링하는 것도 중요합니다.
전반적으로 사회공헌 이미지를 얻고자 하는 바람직한 상태와 부정적인 이미지가 많은 현재 상태 사이의 간극이 크며 이를 해결하기 위한 구조화된 접근이 필요합니다. 부정적인 이미지의 근본 원인을 분석하고 긍정적인 활동을 실행하기 위한 계획을 세우면 격차를 좁히고 원하는 상태를 얻을 수 있습니다.
'차이 difference '를 규명하는 방법은?
차이(서로 같지 아니하도 다름)점 식별에는 둘 이상의 사물, 개념 또는 상황을 비교하고 서로 다른 방식을 식별하는 프로세스가 포함됩니다. 차이점을 식별하는 데 사용할 수 있는 몇 가지 단계는 다음과 같습니다.
비교할 항목 식별 Identify the things being compared: 첫 번째 단계는 비교 중인 두 개 이상의 항목을 명확하게 식별하는 것입니다.
유사점 나열 List the similarities: 다음 단계는 비교 대상 간의 유사성을 식별하는 것입니다. 이렇게 하면 사물이 동일한 영역을 강조하고 서로 다른 영역에 집중하는 데 도움이 됩니다.
차이점 식별 Identify the differences: 유사점이 식별되면 다음 단계는 비교 대상 간의 차이점을 식별하는 것입니다. 여기에는 각 사물의 특정 기능, 특성 또는 측면을 살펴보고 비교하여 차이점을 식별하는 것이 포함될 수 있습니다.
비교 및 대조 Compare and contrast: 다음 단계는 식별된 차이점을 비교하고 대조하는 것입니다. 여기에는 차이점을 자세히 조사하고 이러한 차이점의 의미를 고려하는 것이 포함됩니다.
차이점 분석 Analyze the differences: 마지막으로 식별된 차이점을 분석하여 중요성을 이해하고 이러한 차이점의 의미를 고려하는 것이 중요합니다. 여기에는 차이점이 비교 대상에 미치는 영향과 의사 결정 또는 문제 해결에 대한 잠재적 영향을 살펴보는 것이 포함될 수 있습니다.
전반적으로 차이점을 식별하는 작업에는 한 항목을 다른 항목과 구별하는 특정 기능 또는 특성에 초점을 맞추는 신중한 분석 및 비교 프로세스가 포함됩니다. 체계적인 접근 방식을 따르면 의사 결정 및 문제 해결에 정보를 제공하는 데 도움이 되는 방식으로 차이점을 식별하고 분석할 수 있습니다.
▷ 문제해결 과정 문제정의 활동 현장 https://blog.naver.com/hfeel/223081396499
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